Hvad der sker med dine medarbejderes helbredsdata

Datacenter i Frankfurt am Main

Platformen kører hos DigitalOcean i regionen Frankfurt (EU). Her ligger også databasen – en PostgreSQL-database, som DigitalOcean drifter – og de filer, du uploader.

Betalingsdata bliver hos Stripe

Betaling sker via Stripe. Kortdata ligger dér, ikke hos os.

Certifikater for datacentret, ikke for EasyWHP: DigitalOcean angiver for lokationen Frankfurt (FRA1) bl.a. ISO 27001 og SOC 2 Type II. Kilde: DigitalOcean, Certification Reports

Hver virksomhed ser kun sine egne data

Hver forespørgsel tjekkes mod virksomheden for den konto, der er logget ind. Derudover begrænser applikationen sine databaseforespørgsler til den virksomhed. Mangler den tilknytning, kommer der intet tilbage.

Roller pr. funktion

Managere sætter platformen op og står for personaleemnerne, redaktører tager sig af hverdagen. For hver funktion er det fastlagt, fra hvilken rolle man må se eller ændre den. Kontrollen sker på serveren, ikke kun i brugerfladen.

Læseadgang for ledelsen

Ledelsen kan få en adgang, der kun må læse nøgletallene for ledelsen – intet andet.

Resultater først fra fem personer

Spørgeskemaer og gruppeanalyser viser først værdier, når mindst fem personer står bag. Mindre grupper skjules – også når de ellers kunne regnes ud fra summen.

BEM forbliver fortroligt

Mails om BEM har en neutral emnelinje. Påmindelser til HR indeholder ingen oplysninger om sagen, samtalerne eller tiltagene – kun modtagerens navn, en dato og linket ind i platformen.

BEM-indhold slettes

Indholdet af et BEM-forløb slettes tre måneder efter afslutningen, hele sagen efter tre år. Indtil da er der kun registreret, hvornår personen blev inviteret, og hvordan vedkommende svarede.

AI'en ser kun det, du giver adgang til

I AI-databeskyttelsescockpittet bestemmer du for hver datatype, hvad AI-assistenten må se. Listen med medarbejdernes navne er spærret fra start. BEM-data er altid spærret for AI'en og kan ikke låses op.

Krypterede adgangsoplysninger

Vi gemmer adgangsoplysningerne til dine HR-systemer krypteret (AES-256-GCM).

Log ind med en adgangsnøgle (passkey)

I stedet for en adgangskode kan du logge ind med en adgangsnøgle – med fingeraftryk, ansigtsgenkendelse eller enhedens pinkode.

Afviste login registreres

Hvert afvist loginforsøg bliver registreret. Hober de sig op, får vi en alarm-mail.

Penetrationstest

Vi tjekker platformen for sårbarheder med penetrationstest.

Automatiske test før hver udgivelse

Før hver ny version tjekker automatiske test blandt andet, at en virksomhed ikke kan komme til en anden virksomheds data.

Direkte forbindelse til dit HR-system

Personio, rexx, Factorial, Lucca og Kombo forbinder du direkte. Medarbejdere og fravær kommer så via synkronisering fra HR-systemet i stedet for at blive tastet ind. Hvilke forbindelser der er med, afhænger af abonnementet.

Upload en DATEV-fil

Uden en integration uploader du medarbejdere og fravær som DATEV-fil (den tyske lønstandard).

Ukendt fravær tæller aldrig som sygdom

Sender HR-systemet en fraværstype, som platformen ikke kender, springes den over – den tælles aldrig som sygdom.

Leverandører, der behandler data

Ikke alt foregår i Frankfurt. Disse leverandører behandler data for platformen:

• DigitalOceanHosting, database og filer · Frankfurt (EU)
• CloudflareNavneopslag (DNS) og krypteret forbindelse for website, app og grænseflade: hver forespørgsel til platformen går via Cloudflare · USA
• ResendAfsendelse af platformens mails · USA. Aftalen med Resend er ikke beregnet til særlige kategorier af data – derfor indeholder BEM-mails intet om sagen eller samtalerne.
• StripeBetalingshåndtering
• AI-udbydereAI-funktioner som assistenten og oversættelser. Hvilken model der svarer, indstiller vi som operatør: Flower Labs (Hamburg) og Mistral AI (Paris) i EU eller OpenAI og Anthropic i USA. Hvad AI'en må se om dine medarbejdere, bestemmer du i AI-databeskyttelsescockpittet. Live-samtalen med stemme kører via OpenAI (USA) – kun hvis din virksomhed slår den til og bekræfter overførslen.

Nye underdatabehandlere varsler vi fire uger i forvejen. Forbindelser, du selv slår til – fx Slack eller Microsoft Teams – kører via den pågældende udbyder.