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Outdoor Meeting Spots

Many of the most productive conversations in the office don't happen in the meeting room, but on the way there. Outdoor meeting spots formalize this effect: they turn the outdoor space into a workspace on equal footing – with a table, a bench, and, where needed, a power outlet.

What happens outside that doesn't work indoors Fresh air, natural light, and movement during a conversation activate different areas of the brain than sitting in a conference room. Creative meetings, feedback conversations, and relaxed 1:1s benefit the most: hierarchy feels flatter outside, the mood is more relaxed, the conversation more open. At the same time, an outdoor meeting sends a strong signal: we're taking the time – and we're going outside because it's good for us.

How spontaneous plans become fixed locations The difference between a one-off outdoor meeting attempt and an established outdoor meeting culture lies in the infrastructure. A sturdy table with a bench, optional shade, and ideally access to a power outlet turns a good idea into a real workspace. Offering the outdoor area as a room option in the calendar – 'Terrace spot' alongside 'Meeting Room 2' – removes the last hurdle.

How to put it in place

1
Zwei bis drei geeignete Außenflächen prüfen: Schatten, Lärmpegel, WLAN-Reichweite und Nähe zum Gebäude bewerten.
2
Ausstattung beschaffen und aufbauen lassen: wetterfester Tisch, Bänke, überdachte Ecke und mindestens eine wettergeschützte Außensteckdose.
3
Mit Facility-Management Pflege klären: Reinigung, Sonnenschirm-Handling bei Wind und Regenschutz für die Möbel.
4
Die Außenplätze im Team vorstellen und zeigen, wie man sie im Raumbuchungssystem als „Outdoor-Meeting" buchen kann.
5
Führungskräfte bitten, in den nächsten zwei Wochen mindestens ein regelmäßiges Team-Meeting bewusst nach draußen zu verlegen – Vorbild-Effekt.
6
Feste „Draußen-Formate" etablieren, etwa Wochenstart-Runde oder Zweiergespräche als Walk-and-Talk am Außenplatz.
7
Wetter-Check zur Routine machen: bei Hitze frühe Slots empfehlen, bei Regen automatisch auf den überdachten Bereich ausweichen.
8
Alle zwei Wochen kurz nachhaken, ob die Plätze genutzt werden, und Hürden wie fehlende Beschattung oder schwaches WLAN nachbessern.
9
Buchungszahlen der Outdoor-Plätze auswerten und mit dem Team-Feedback abgleichen.
10
In einer kurzen Umfrage erheben, ob die Meetings draußen als produktiver und angenehmer erlebt wurden.
11
Entscheiden, ob für die nächste Saison nachgerüstet wird – etwa Heizstrahler für die Übergangszeit oder ein zweiter Platz.