Hva som skjer med helseopplysningene til de ansatte

Datasenter i Frankfurt am Main

Plattformen kjører hos DigitalOcean i regionen Frankfurt (EU). Der ligger også databasen – en PostgreSQL-database som DigitalOcean drifter – og filene du laster opp.

Betalingsdata blir hos Stripe

Betaling skjer via Stripe. Kortdata ligger der, ikke hos oss.

Sertifikater for datasenteret, ikke for EasyWHP: DigitalOcean oppgir for lokasjonen Frankfurt (FRA1) blant annet ISO 27001 og SOC 2 Type II. Kilde: DigitalOcean, Certification Reports

Hver virksomhet ser bare sine egne data

Hver forespørsel kontrolleres mot virksomheten til kontoen som er logget inn. I tillegg begrenser applikasjonen sine databasespørringer til denne virksomheten. Mangler denne tilknytningen, kommer ingenting tilbake.

Roller per funksjon

Managere setter opp plattformen og har ansvar for personaltemaene, redaktører tar seg av hverdagen. For hver funksjon er det bestemt fra hvilken rolle man kan se eller endre den. Kontrollen skjer på serveren, ikke bare i brukergrensesnittet.

Lesetilgang for ledelsen

Ledelsen kan få en tilgang som bare kan lese nøkkeltallene for ledelsen – ikke noe annet.

Resultater først fra fem personer

Spørreundersøkelser og gruppeanalyser viser først verdier når minst fem personer står bak. Mindre grupper skjules – også når de ellers kunne regnes ut fra summen.

BEM forblir konfidensielt

E-poster om BEM har en nøytral emnelinje. Påminnelser til HR inneholder ingen opplysninger om saken, samtalene eller tiltakene – bare navnet på mottakeren, en dato og lenken inn i plattformen.

BEM-innhold slettes

Innholdet i en BEM-prosess slettes tre måneder etter at den er avsluttet, hele saken etter tre år. I mellomtiden står bare igjen når personen ble invitert, og hvordan vedkommende svarte.

KI-en ser bare det du gir tilgang til

I KI-personvernpanelet bestemmer du for hver datatype hva KI-assistenten får se. Navnelisten over de ansatte er sperret fra start. BEM-data er alltid sperret for KI-en og kan ikke låses opp.

Krypterte tilgangsopplysninger

Vi lagrer tilgangsopplysningene til HR-systemene dine kryptert (AES-256-GCM).

Logg inn med passnøkkel

I stedet for et passord kan du logge inn med en passnøkkel – med fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning eller PIN-koden på enheten.

Avviste innlogginger loggføres

Hvert avvist innloggingsforsøk blir registrert. Hoper de seg opp, får vi en varsel-e-post.

Penetrasjonstester

Vi sjekker plattformen for sårbarheter med penetrasjonstester.

Automatiske tester før hver utgivelse

Før hver nye versjon sjekker automatiske tester blant annet at én virksomhet ikke kommer til dataene til en annen.

Direkte kobling til HR-systemet ditt

Personio, rexx, Factorial, Lucca og Kombo kobler du til direkte. Ansatte og fravær kommer da via synkronisering fra HR-systemet i stedet for å bli tastet inn. Hvilke koblinger som er inkludert, avhenger av abonnementet.

Last opp en DATEV-fil

Uten en integrasjon laster du opp ansatte og fravær som DATEV-fil (den tyske lønnsstandarden).

Ukjent fravær teller aldri som sykdom

Sender HR-systemet en fraværstype som plattformen ikke kjenner, hoppes den over – den telles aldri som sykdom.

Leverandører som behandler data

Ikke alt skjer i Frankfurt. Disse leverandørene behandler data for plattformen:

• DigitalOceanDrift, database og filer · Frankfurt (EU)
• CloudflareNavneoppslag (DNS) og kryptert forbindelse for nettsted, app og grensesnitt: hver forespørsel til plattformen går via Cloudflare · USA
• ResendUtsending av plattformens e-poster · USA. Avtalen med Resend er ikke beregnet på særlige kategorier av personopplysninger – derfor inneholder BEM-e-poster ingenting om saken eller samtalene.
• StripeBetalingsbehandling
• KI-leverandørerKI-funksjoner som assistenten og oversettelser. Hvilken modell som svarer, stiller vi inn som operatør: Flower Labs (Hamburg) og Mistral AI (Paris) i EU eller OpenAI og Anthropic i USA. Hva KI-en får se om de ansatte, bestemmer du i KI-personvernpanelet. Live-samtalen med stemme går via OpenAI (USA) – bare hvis virksomheten din slår den på og bekrefter overføringen.

Nye underleverandører varsler vi fire uker i forveien. Koblinger du slår på selv – for eksempel Slack eller Microsoft Teams – går via den aktuelle leverandøren.